Zu viele Belege.Zu wenig Hände.

Ich liefere einen Buchungsstapel im DATEV-Format mit den Belegbildern. Den lesen DATEV und viele andere Programme ein, zum Beispiel Lexware, Agenda oder Addison. Ob Ihr Programm den Stapel sauber übernimmt, probieren wir vorab mit ein paar Test-Buchungen aus.

Grün wird ein Beleg nur, wenn er nachgerechnet ist (Netto, Steuer, Brutto) und möglichst ein zweiter Nachweis passt, etwa die Zahlung auf dem Kontoauszug. Alles andere ist gelb oder rot und kommt mit einer konkreten Frage zu Ihnen. Im Testmonat wird zusätzlich jeder Beleg von Hand geprüft. Und jede geklärte Frage gilt dauerhaft: Im nächsten Monat kennt der Stapel die Antwort.

Unklares parke ich auf Ihrem Klärungskonto, zum Beispiel 1590 im SKR03 oder 1370 im SKR04, mit der Frage im Buchungstext. So sehen Sie in Ihrem Programm auf einen Blick, was noch offen ist, und lösen es per Umbuchung auf, sobald die Antwort da ist. Welches Konto Sie dafür nutzen, legen Sie fest.

Sie, mit voller Kontrolle. Die Belege kommen vorkontiert, Sie prüfen, buchen und schreiben fest. Die fachliche Verantwortung bleibt bei Ihnen, und es wird nichts an das Finanzamt übermittelt.

Nein. Für Ihre Mandanten ändert sich nichts, für Ihr Team dagegen viel. Die Belege kommen weiter so, wie sie heute kommen, auch als Papier. Wenn Sie später einen digitalen Weg wollen, schauen wir das gemeinsam an.

Per Post, so wie heute Mandantenunterlagen auch verschickt werden. In der Region hole ich Belege auch ab, bis etwa eine Stunde Fahrzeit, wenn die Menge passt. Die Abholung wird gesondert berechnet, den Preis nennen wir vorher.

In der Regel innerhalb von 1 bis 3 Werktagen nach Eingang, je nach Menge. Feste Liefertermine, etwa vor Ihren Monatsabschlüssen, legen wir individuell fest.

Gar nicht. Es gibt keine feste Laufzeit, die Zusammenarbeit ist monatlich kündbar. Die Menge darf von Monat zu Monat schwanken, Sie zahlen nur, was durchläuft.

DSGVO-konform, und Ihre Daten bleiben in der EU: Verarbeitung und Speicherung laufen ausschließlich über Server innerhalb der EU, nichts wird in Drittländer übermittelt. Bevor der erste echte Beleg durchläuft, regeln wir das schriftlich: Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und eine Verschwiegenheitsverpflichtung.

0,60 € netto je gelesenem Beleg für die komplette Vorerfassung: annehmen, Papier scannen, vorkontieren, abgleichen, Rückfragen vorbereiten, Stapel liefern. Keine Grundgebühr und keine Lizenzen pro Arbeitsplatz. Besonders aufwendige Unterlagen besprechen wir vorher. Den Testmonat rechnen wir zum selben Preis ab, mit festem Enddatum.

Programme für Buchungsvorschläge kosten wenige Cent je Beleg, und das ist auch gut so. Sie liefern aber nur den Vorschlag. Belege einsammeln und scannen, unsichere Vorschläge prüfen, mit dem Kontoauszug abgleichen, fehlende Belege erkennen und Rückfragen vorbereiten bleibt bei Ihrem Team. Dafür braucht es eine Fachkraft, die bezahlt wird, auch im Urlaub, bei Krankheit und in ruhigen Monaten, und einen kompletten Arbeitsplatz: Rechner, Software-Lizenzen, Schulungen. In den 0,60 € steckt all das, Arbeitskraft und Ausstattung, und Sie zahlen nur für die Belege, die tatsächlich anfallen. Vergleichen Sie deshalb nicht mit dem Preis einer Software, sondern mit Software plus Arbeitsplatz plus Arbeitszeit. Schon die Arbeitszeit allein kostet bei 120 Belegen pro Stunde und rund 67 € Selbstkosten je Stunde (Personal plus Arbeitsplatz) etwa 56 ct je Beleg. Und das nur, wenn Sie die Fachkraft überhaupt finden.

Nein. Ich bin Dienstleister für die Vorerfassung und berate nicht steuerlich. Deshalb bleibt die Entscheidung über jede Buchung bei Ihnen.